Notas avanzadas de documento: mejora la comunicación logística en Dynamics 365

En un entorno empresarial cada vez más dinámico, donde los requerimientos del cliente cambian con rapidez, la comunicación precisa con el equipo logístico es fundamental para evitar errores en la preparación y embalaje de pedidos.

A menudo, es necesario añadir instrucciones específicas para el personal de almacén: desde requisitos del cliente hasta indicaciones del transportista o notas internas importantes. Hasta hace poco, en Dynamics 365 esto se resolvía con desarrollos personalizados, correos electrónicos o llamadas telefónicas... con todos los riesgos que eso implica.

📣 ¿Qué ha cambiado?

Microsoft ha introducido una funcionalidad muy útil y esperada: Notas Avanzadas de Documento.

Gracias a esta nueva función, ahora puedes:
- Añadir una nota predeterminada en la ficha del cliente, que se herede automáticamente en cada pedido.
- O bien, definir una nota específica directamente en el pedido de ventas.
- Mostrar estas notas en el dispositivo móvil durante la preparación y también en la estación de embalaje, todo sin desarrollos.

Una mejora pequeña, pero con gran impacto operativo.

🎯 Objetivo del artículo

Este artículo te muestra cómo configurar esta funcionalidad para que tus equipos de almacén trabajen con la información correcta en el momento adecuado, evitando errores costosos y mejorando la experiencia del cliente.

⚙️ Configuración en Dynamics 365

1. Parámetros del módulo de Gestión de Almacenes

Ve a Gestión de Almacenes > Parámetros y configura los siguientes campos:
🔹 Pestaña "General":

- Campo: Tipo de nota de dispositivo móvil
- Acción: Selecciona el tipo de nota que quieres que aparezca durante la preparación del pedido. Ejemplo: crear un tipo de nota llamado "Observaciones logísticas".

🔹 Pestaña "Packing":

- Campo: Tipo de nota de packing
- Acción: Selecciona la nota que quieres mostrar durante el proceso de embalaje. Puedes usar la misma o una diferente.

2. Añadir una nota al pedido de ventas

Si necesitas que la nota se aplique solo a un pedido en particular, puedes ingresarla directamente en el documento:
1. Abre el pedido de ventas.

2. Añade una nueva nota del tipo configurado previamente en los parámetros del almacén.
3. Escribe la instrucción deseada.

✅ Esta nota aparecerá en el dispositivo móvil del operario y/o en la estación de embalaje según configuración.

📲 Visualización de notas en los procesos logísticos

Dispositivo móvil (picking)

Durante la ejecución de trabajos de picking, la nota será visible automáticamente para el trabajador asignado, ayudando a tener en cuenta condiciones especiales del pedido.

Estación de embalaje

Si se ha configurado correctamente en la pestaña "Packing", la nota también será visible durante el proceso de embalaje, asegurando coherencia y evitando errores de última hora.

💡 Tip adicional: nota por defecto en la ficha del cliente

Dynamics 365 permite establecer una nota por defecto para la lista de picking, aunque esta funcionalidad solo aplica a escenarios sin WMS.

Para configurarla:
1. En la ficha del cliente, ve a la pestaña superior “Cliente”.
2. Selecciona Configuración de nota avanzada de cliente.

3. Añade una línea nueva y marca la opción Picking list.

4. Introduce la nota deseada.

🔍 Esta nota se imprimirá siempre al generar la lista de picking del cliente.

✅ Consideraciones finales

Las Notas Avanzadas de Documento son una funcionalidad sencilla pero poderosa que mejora la coordinación entre equipos y reduce errores operativos.

Si bien no reemplazan la planificación logística, sí aportan un canal formal y visible para transmitir información crítica dentro del flujo del pedido.

➡️ Conclusión: asegúrate de conocer y aprovechar esta funcionalidad. Configurada correctamente, puede ser un gran aliado para mejorar calidad, trazabilidad y eficiencia logística.